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メールでのデータのやり取りをスムーズに!プラスワンで進める働き方改革

決まり切ったメールは簡単に作りたいときはどうしたらいいでしょうか。見積もり依頼や納品のお知らせなど、ビジネスメールには定型の文書も多いので、ひな型として登録しておけると便利です。メールソフトにもそういった機能はあるのでしょうか。ひな型を登録できるかどうかは、メールソフト次第です。Windowsのメールアプリにはその機能はないのですが、Outlookならテンプレートの保存機能があります。Outlook 2016での操作方法を紹介します。メールの新規作成画面を開いてよく使う文面を入力したら、「Outlookテンプレート」として保存します。テンプレートはOutlookのフォームとして保存されているので、使うときには「フォームの選択」から呼び出せばよいでしょう。ひな型を登録する機能は、「Gmail」や「Thunderbird」にもあるので有効に活用しましょう。メール対応で時間がかかる…ルーチンワークの場合は、ひな形を使ったほうが誤字脱字の心配がないので、反対に先方に対して失礼にあたりません。これも時間短縮で働き方改革の一貫にもなるでしょう。遠隔サポート 起動

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